Booking Agent
Asystent rezerwacji 24/7
Telefon dzwoni wieczorem i w weekend, kiedy nikt nie odbiera. Klient nie zostawia wiadomości — dzwoni do następnej firmy z listy. Przy grafiku kilku pracowników dochodzi drugi problem: dwie osoby zapisane na ten sam termin u tego samego fryzjera.
- Kanał
- Formularz na stronie · Messenger · Instagram
- Cena
- Pakiet Starter, Growth lub Scale
- Wdrożenie
- 5 dni roboczych
Czym jest Booking Agent
Booking Agent to system rezerwacji obsługujący wieloosobowy grafik. Przyjmuje zgłoszenie z formularza na stronie albo z wiadomości na Messengerze, sprawdza realną dostępność w Google Calendar, zapisuje wizytę i wysyła potwierdzenie e-mailem oraz SMS-em.
Agent nie jest czatem, który udaje rezerwację i przekazuje sprawę do właściciela. Zapis powstaje w kalendarzu w trakcie rozmowy, razem z buforem na przygotowanie stanowiska i wpisem w arkuszu klientów.
Rozmowa jest ograniczona regułami, a nie swobodna: agent zawsze pyta o imię, usługę, termin i opcjonalnie pracownika, sprawdza dostępność przed potwierdzeniem i nigdy nie zapisuje wizyty bez wyraźnej zgody klienta.
Jak to działa — przepływ
Diagram pokazuje realną ścieżkę zgłoszenia: kolejne kroki, miejsca, w których przepływ się rozgałęzia, moment wejścia człowieka i to, co dzieje się przy awarii.
- Krok z udziałem modelu AI
- Rozgałęzienie
- Wejście człowieka
- Ścieżka awaryjna
Krok po kroku
Zgłoszenie wpada webhookiem
Formularz na stronie wysyła dane bezpośrednio do przepływu. Ten sam wejściowy punkt obsługuje wiadomości z Messengera i Instagrama, więc rezerwacja z każdego kanału idzie tą samą ścieżką i ląduje w jednym kalendarzu.
Walidacja i podniesienie historii klienta
Zanim cokolwiek trafi do modelu, sprawdzana jest kompletność danych, a numer telefonu służy do znalezienia klienta w arkuszu CRM. Stąd wiadomo, u kogo zwykle się strzyże i czy ma za sobą nieobecności.
Model interpretuje zgłoszenie
Dopiero teraz wchodzi Claude — rozpoznaje, o którą usługę chodzi, jaki termin klient ma na myśli („w czwartek po piętnastej”) i czy wskazał konkretnego pracownika. Dane osobowe są przed wysyłką zastępowane tokenami.
Sprawdzenie realnej dostępności
Zapytanie freebusy do Google Calendar obejmuje okno od kwadransa przed terminem do czasu usługi plus dziesięć minut bufora. Sprawdzany jest wybrany pracownik albo wszyscy, którzy daną usługę wykonują.
Rozgałęzienie: wolne albo zajęte
Termin wolny prowadzi wprost do zapisu. Termin zajęty nie kończy rozmowy — agent proponuje trzy najbliższe alternatywy i nigdy nie proponuje ponownie terminu, który klient już odrzucił.
Zapis z zabezpieczeniem przed podwójną rezerwacją
Przed samym zapisem wykonywane jest drugie sprawdzenie dostępności, a wiersz w arkuszu dostaje status blokady na czas operacji. Jeśli w tej sekundzie ktoś zajął termin, zapis się cofa i agent wraca z propozycją innej godziny.
Potwierdzenia i przypomnienia
Natychmiast po zapisie idzie e-mail z załącznikiem iCal oraz SMS. Potem dwa przypomnienia: dobę przed wizytą e-mailem i SMS-em, oraz dwie godziny przed samym SMS-em.
Kontrola nieobecności
Brak reakcji na przypomnienie sprawdzany jest cyklicznie. Trzecia nieobecność tego samego klienta uruchamia alert do właściciela wraz z historią — decyzja o depozycie należy do niego, nie do agenta.
Czego używa
- Google Calendar APIsprawdzanie dostępności, tworzenie i przekładanie wizyt
- Google SheetsCRM klientów, historia wizyt, log decyzji AI
- Twilio SMSpotwierdzenia i dwa przypomnienia
- Gmail APIpotwierdzenie e-mail z plikiem iCal
- Claude (Anthropic)rozpoznanie usługi, terminu i intencji klienta
- Slackalerty o konfliktach, odwołaniach i nieobecnościach
- n8norkiestracja całego przepływu, około 55 węzłów z podprzepływami
Co go uruchamia
- Formularz rezerwacji na stronie — natychmiast
- Wiadomość na Messengerze lub Instagramie z intencją rezerwacji
- Harmonogram codzienny o 10:00 — przypomnienia dobowe
- Harmonogram co godzinę — przypomnienia dwugodzinne i ankiety po wizycie
- Kliknięcie linku odwołania w e-mailu
Gdzie wchodzi człowiek
- Wykryta próba podwójnej rezerwacji — alert i ręczna korekta
- Odwołanie krócej niż dwie godziny przed wizytą — decyzja o opłacie należy do właściciela
- Trzecia nieobecność tego samego klienta — alert z historią
- Spór o termin lub cenę — agent przekazuje rozmowę dalej zamiast negocjować
Co się dzieje przy awarii
- Google Calendar nie odpowiada: klient dostaje komunikat z numerem telefonu do firmy, a nie pustą stronę
- Każdy błąd systemowy trafia jednocześnie na kanał alertów i mailem do nas
- Niekompletne dane nie są zgadywane — agent dopytuje o brakujące pole
- Nieudany zapis nigdy nie kończy się cichą porażką: albo powstaje wizyta, albo klient dostaje informację, co dalej
Jakie dane i gdzie leżą
- Zbierane: imię, telefon, e-mail, wybrana usługa, termin, opcjonalnie pracownik
- Dane osobowe są zastępowane tokenami przed wysłaniem czegokolwiek do modelu
- Przechowywanie w Google Cloud, region europe-west1
- Historia klienta trzymana maksymalnie trzy lata od ostatniej wizyty, potem archiwizacja
- Każda rezerwacja obsłużona przez AI ma wpis w logu: kiedy, jakim kanałem, jakim modelem
Czego Booking Agent nie robi
Piszemy o tym na stronie, a nie po podpisaniu umowy. Klient, który zna ograniczenie zawczasu, nie czuje się później oszukany.
- Nie dzwoni. Rezerwacja telefoniczna to Agent Telefoniczny, sprzedawany osobno.
- Nie przyjmuje płatności ani zaliczek — rozliczenie zostaje po stronie firmy.
- Nie negocjuje ceny ani nie robi wyjątków od polityki odwołań; takie sprawy eskaluje.
- Nie zastąpi grafiku, którego nie ma. Jeśli firma nie prowadzi kalendarza, najpierw trzeba go założyć.
Częste pytania
Czy agent może zapisać dwie osoby na ten sam termin?
Nie powinien i jest to zabezpieczone dwustopniowo. Dostępność sprawdzana jest raz przy proponowaniu terminu i drugi raz bezpośrednio przed zapisem, a wiersz rezerwacji dostaje na czas operacji status blokady. Jeśli mimo to dojdzie do konfliktu, właściciel dostaje alert zamiast dowiadywać się od klienta pod drzwiami.
Czy muszę zmieniać system rezerwacji, którego już używam?
Nie, jeśli używasz Google Calendar — agent pracuje na Twoim kalendarzu. Integrujemy się też z Booksy i Reservio. Jeśli grafik prowadzisz w zeszycie, przy wdrożeniu przenosimy go do kalendarza, bo bez niego agent nie ma czego sprawdzać.
Co się dzieje, gdy klient chce odwołać wizytę na godzinę przed terminem?
Agent przyjmuje zgłoszenie, informuje o obowiązującej polityce odwołań i przekazuje sprawę właścicielowi alertem. Nie nalicza opłat i nie odmawia odwołania samodzielnie, bo to decyzja biznesowa, a nie techniczna.
Czy klient wie, że rozmawia z systemem?
Tak. Agent przedstawia się jako asystent AI, zgodnie z artykułem 50 aktu o sztucznej inteligencji. Na każdym etapie można poprosić o kontakt z człowiekiem i rozmowa trafia do właściciela.
Pozostali z katalogu
Sprawdźmy, czy Booking Agent ma sens u Ciebie
Na rozmowie przechodzimy przez Twój proces i mówimy wprost, jeśli ten agent nie rozwiąże Twojego problemu. Odmowa jest tańsza dla obu stron niż nietrafione wdrożenie.