Admin Agent
Faktury, płatności i miękka windykacja
Wieczory schodzą na fakturach i sprawdzaniu, kto zapłacił. Przypomnienie o zaległej płatności jest niezręczne, więc odkładasz je o tydzień, potem o kolejny — a pieniądze leżą u kogoś innego.
- Kanał
- E-mail · SMS
- Cena
- 400–800 zł netto miesięcznie
- Wdrożenie
- 7 dni roboczych
Czym jest Admin Agent
Admin Agent zdejmuje z właściciela obieg dokumentów po wykonanej usłudze: wystawia fakturę, wysyła ją klientowi razem z linkiem do zapłaty, sprawdza status płatności i prowadzi sekwencję przypomnień o rosnącej stanowczości.
Przy fakturach dla firm dane pobierane są po numerze NIP z rejestru, a dokument trafia do krajowego systemu e-faktur. Przy usługach dla osób prywatnych ścieżka jest krótsza.
Windykacja ma twardy próg: od czternastego dnia opóźnienia agent przestaje działać samodzielnie i czeka na decyzję właściciela. Dalsze kroki są za poważne, żeby podejmował je system.
Jak to działa — przepływ
Diagram pokazuje realną ścieżkę zgłoszenia: kolejne kroki, miejsca, w których przepływ się rozgałęzia, moment wejścia człowieka i to, co dzieje się przy awarii.
- Krok z udziałem modelu AI
- Rozgałęzienie
- Wejście człowieka
- Ścieżka awaryjna
Krok po kroku
Zdarzeniem jest zakończona usługa
Faktura powstaje w reakcji na zamknięcie wizyty albo zlecenia, a nie na koniec miesiąca. Dzięki temu dokument wychodzi wtedy, gdy klient ma usługę świeżo w pamięci, co realnie skraca czas płatności.
Rozgałęzienie: firma czy osoba prywatna
Przy fakturze dla firmy dane pobierane są po numerze NIP z publicznego rejestru, więc nikt nie przepisuje nazwy i adresu ręcznie. Brak numeru NIP zatrzymuje proces i uruchamia prośbę o uzupełnienie.
Wystawienie i obowiązki formalne
Dokument powstaje w systemie księgowym firmy, a w przypadku sprzedaży dla firm trafia do krajowego systemu e-faktur. Odrzucenie jest ponawiane, a po trzech nieudanych próbach sprawa idzie do człowieka.
Wysyłka z drogą do zapłaty
Klient dostaje e-mail z plikiem PDF oraz SMS z linkiem do płatności. Skrócenie drogi od dokumentu do przelewu jest tu ważniejsze niż sam dokument.
Codzienna kontrola statusu
Status płatności sprawdzany jest raz dziennie. Zapłacona faktura kończy sprawę i aktualizuje kartotekę klienta bez żadnego udziału właściciela.
Sekwencja przypomnień
Trzy kroki o rosnącej stanowczości: trzeciego dnia uprzejme przypomnienie, siódmego konkretne, czternastego ostatnie przed przekazaniem sprawy. Treść układa model na podstawie historii płatniczej klienta.
Twardy próg czternastego dnia
Agent zatrzymuje się i przekazuje właścicielowi pełną historię faktur tego klienta. Decyzja o dalszych krokach — kontynuacja, wstrzymanie, przekazanie sprawy dalej — należy do człowieka.
Czego używa
- Fakturownia lub inFaktwystawianie faktur i status płatności
- Krajowy system e-fakturobowiązkowa wysyłka faktur dla firm
- Rejestr REGON i NIPpobranie danych firmy po numerze NIP
- Przelewy24link do płatności, w tym BLIK
- Twilio SMS i Gmail APIwysyłka dokumentu i przypomnień
- Claude (Anthropic)redagowanie treści przypomnień o płatności
- Google Sheetsrejestr finansów, stany materiałów, log
Co go uruchamia
- Zamknięcie wizyty lub zlecenia
- Harmonogram codzienny — sprawdzenie statusu płatności
- Termin płatności minął o 3, 7 lub 14 dni
- Powiadomienie od operatora płatności o zaksięgowaniu
Gdzie wchodzi człowiek
- Czternasty dzień opóźnienia — agent się zatrzymuje i czeka na decyzję
- Brak numeru NIP przy fakturze dla firmy
- Odrzucenie faktury przez system e-faktur po trzech próbach
- Korekta i anulowanie faktury — wyłącznie na polecenie właściciela
Co się dzieje przy awarii
- System księgowy niedostępny: dokumenty trafiają do kolejki i wychodzą po przywróceniu usługi
- System e-faktur niedostępny: faktura powstaje lokalnie, wysyłka po odzyskaniu połączenia
- Nierozpoznana płatność nie jest zgadywana — trafia do właściciela jako pozycja do sprawdzenia
Jakie dane i gdzie leżą
- Zbierane: dane do faktury, zakres usługi, kwota, status płatności
- Dane firm pobierane z publicznego rejestru po numerze NIP
- Numery rachunków i dane identyfikacyjne usuwane przed wysyłką do modelu
- Dokumenty przechowywane w systemie księgowym klienta, nie u nas
Czego Admin Agent nie robi
Piszemy o tym na stronie, a nie po podpisaniu umowy. Klient, który zna ograniczenie zawczasu, nie czuje się później oszukany.
- Nie jest biurem rachunkowym i nie prowadzi księgowości. Wystawia dokumenty i pilnuje płatności.
- Nie prowadzi windykacji twardej. Po czternastu dniach oddaje sprawę człowiekowi.
- Nie decyduje o umorzeniu należności ani o rozłożeniu na raty.
- Nie zastępuje doradztwa podatkowego. Ustawienia zgodności ustalamy z Twoją księgowością.
Częste pytania
Czy to zastąpi moją księgową?
Nie i nie taki jest cel. Agent wystawia dokumenty i pilnuje płatności, a księgowa nadal prowadzi księgi, rozlicza podatki i doradza. Zdejmuje z Ciebie klikanie i przypominanie się o pieniądze, nie odpowiedzialność podatkową.
Czy agent będzie nękał moich klientów o płatności?
Trzy wiadomości w ciągu czternastu dni, a potem koniec — sprawa wraca do Ciebie. Ton przypomnień ustalamy przy wdrożeniu i jest to jedna z rzeczy, którą klienci najczęściej chcą złagodzić. Agent respektuje to ustawienie.
Czy muszę zmieniać program do faktur?
Integrujemy się z Fakturownią i inFaktem. Jeśli używasz czegoś innego, sprawdzamy przy wycenie, czy ma otwarte API — jeśli nie ma, mówimy o tym przed podpisaniem umowy, a nie w trakcie wdrożenia.
Pozostali z katalogu
Sprawdźmy, czy Admin Agent ma sens u Ciebie
Na rozmowie przechodzimy przez Twój proces i mówimy wprost, jeśli ten agent nie rozwiąże Twojego problemu. Odmowa jest tańsza dla obu stron niż nietrafione wdrożenie.